Hacer una descripción de puestos de trabajo consiste en recoger la realidad de un puesto y ordenarla para dejar claro para qué existe, de qué debe hacerse cargo la persona, qué decisiones puede tomar, con quién necesita coordinarse y qué competencias necesita para aportar valor.
Cuando trabajo este proceso con una organización, intento que la descripción del puesto de trabajo no termine convertida en una lista interminable de tareas. Necesito que explique qué espera realmente la empresa de ese rol y qué condiciones necesita quien lo ocupa para responder a esas expectativas.
En esta guía quiero enseñarte cómo hacer una descripción de puestos de trabajo paso a paso, con preguntas concretas, un ejemplo práctico y una plantilla en Excel que puedes descargar y adaptar a tu organización.
Antes de redactar, analiza el puesto de trabajo
Yo no empezaría abriendo un documento y escribiendo funciones.
Primero necesito entender qué ocurre realmente en ese puesto.
Hablaría con el manager y con la persona que desempeña actualmente el rol, si existe. También revisaría objetivos, procesos, relaciones con otras áreas y aquellas responsabilidades que han ido apareciendo con el tiempo.
- ¿Para qué necesita la empresa este puesto?
- ¿Qué resultado depende de él?
- ¿De qué problemas se hace cargo?
- ¿Qué decisiones toma?
- ¿Con qué áreas necesita coordinarse?
- ¿Qué tareas realiza actualmente que quizá ya no deberían formar parte del rol?
- ¿Qué responsabilidades existen en la práctica y todavía no aparecen en ningún documento?
Este pequeño análisis del puesto de trabajo evita construir una descripción basada únicamente en cómo debería funcionar el rol sobre el papel.
Necesitas describir el trabajo que la organización necesita ahora.
Cómo hacer una descripción de puestos de trabajo paso a paso
1
Define para qué existe el puesto
Empieza por su propósito.
Si no puedes explicar para qué existe un puesto en dos o tres frases, probablemente todavía no está suficientemente claro.
Evitaría descripciones como:
Gestionar las acciones de marketing de la empresa.
Diseñar y coordinar las acciones de marketing necesarias para generar oportunidades comerciales, fortalecer el posicionamiento de la marca y contribuir a los objetivos de captación de la empresa.
Puedes utilizar esta fórmula:
Este puesto existe para + acción principal + con el objetivo de + resultado que aporta.
Esta frase obliga a conectar trabajo y negocio.
Y esa conexión después ayuda muchísimo cuando llega el momento de hablar de prioridades, desempeño o desarrollo.
2
Define responsabilidades antes que tareas
Este es uno de los errores que más veo en una ficha de puesto de trabajo.
Se empieza enumerando:
- hacer informes;
- asistir a reuniones;
- contestar correos;
- preparar presentaciones;
- actualizar documentos.
Eso describe actividad.
Necesito saber de qué se hace cargo la persona.
Tarea: preparar el informe comercial mensual.
Responsabilidad: asegurar que Dirección dispone de información comercial fiable y actualizada para tomar decisiones.
La responsabilidad explica mejor el valor del puesto.
Yo intentaría trabajar con unas cinco a ocho responsabilidades principales.
Después puedes añadir funciones concretas si aportan claridad, pero no necesitas documentar absolutamente todo lo que hace una persona durante su jornada.
3
Aclara qué decisiones puede tomar
Esta parte me parece especialmente importante.
Muchas empresas hablan de responsabilidad sin haber definido autoridad.
Si una persona tiene que hacerse cargo de un resultado, necesita saber qué puede decidir para conseguirlo.
Para cada responsabilidad, revisa:
Qué puede decidir directamente.
Qué necesita consultar.
Qué debe escalar.
- qué límites económicos o de recursos tiene;
- qué riesgos puede asumir;
- cuándo debe informar.
Por ejemplo:
Puede seleccionar proveedores y distribuir el presupuesto dentro del límite anual aprobado. Debe escalar nuevas inversiones superiores a X importe.
Esto reduce muchas zonas grises.
Y permite hablar de autonomía con mucha más precisión.
Porque si dices que alguien es responsable de algo pero necesita autorización para cada decisión, merece la pena revisar cómo está diseñado ese rol.
4
Define las relaciones y dependencias del puesto
Ningún puesto funciona aislado.
Por eso conviene explicar brevemente:
- de quién depende;
- con quién trabaja habitualmente;
- qué áreas necesitan información o decisiones de ese puesto;
- de quién necesita información para poder trabajar.
No hace falta reproducir todo el organigrama.
Solo aquellas relaciones que condicionan el funcionamiento del rol.
Este punto es especialmente útil cuando existen problemas entre departamentos porque ayuda a hacer visibles las dependencias.
A veces pensamos que existe un problema de colaboración cuando lo que realmente tenemos es una responsabilidad compartida que nadie ha terminado de ordenar.
5
Define las competencias y comportamientos necesarios
Cuando llegues a las competencias del puesto, evita las listas genéricas.
“Proactividad.”
“Comunicación.”
“Trabajo en equipo.”
“Liderazgo.”
Si vas a utilizar una competencia, necesitas saber cómo se observa en ese puesto.
Por ejemplo:
Comunicación
En lugar de:
Tiene buenas habilidades de comunicación.
Puedes definir comportamientos como:
- comunica riesgos antes de que afecten al proyecto;
- comparte información relevante con las personas implicadas;
- adapta el nivel de detalle según el interlocutor;
- comprueba que los acuerdos han quedado claros.
Entonces ya puedes observarla.
Y más adelante puedes evaluarla.
Si estás construyendo vuestro modelo competencial, te recomiendo revisar primero el diccionario de competencias laborales y después conectarlo con la evaluación del desempeño por competencias.
puesto → competencia necesaria → comportamiento observable → nivel esperado.
6
Define cómo sabrás que el puesto está funcionando bien
Otra pregunta fundamental:
¿Cómo sabemos que esta persona está aportando el valor que esperamos de su puesto?
No necesitas llenar la ficha de KPI.
Selecciona indicadores que realmente ayuden.
- cumplimiento de proyectos;
- calidad;
- tiempos de entrega;
- incidencias;
- satisfacción del cliente;
- resultados comerciales;
- conversión;
- productividad;
- cumplimiento presupuestario;
- coordinación con otras áreas.
El indicador depende del rol.
En algunos puestos será claramente cuantitativo.
En otros necesitarás combinar resultados y comportamientos.
Lo importante es que la persona tenga una referencia clara de qué significa hacer bien su trabajo.
Esto será después una base mucho más sólida para hacer una evaluación de desempeño.
7
Valida la descripción con quien conoce el puesto
Antes de cerrar la descripción, yo la contrastaría como mínimo con:
- la persona responsable del área;
- quien desempeña el puesto, si existe;
- Recursos Humanos o quien gestione personas.
Y haría tres preguntas muy concretas:
¿Esto refleja realmente el trabajo?
¿Queda claro de qué debe hacerse cargo la persona?
¿Le estamos pidiendo algo para lo que no tiene autoridad, recursos o condiciones suficientes?
Esta última pregunta aporta muchísima información.
Porque una descripción de puesto también puede hacer visibles incoherencias organizativas.
Puede descubrir que estamos exigiendo autonomía mientras centralizamos las decisiones.
O colaboración mientras los objetivos de dos áreas compiten entre sí.
O responsabilidad sobre un resultado que depende de recursos que la persona no controla.
Ejemplo práctico de descripción de puesto de trabajo
Responsable de Marketing
Propósito del puesto
Diseñar y coordinar la estrategia de marketing para generar oportunidades de negocio, fortalecer el posicionamiento de la marca y contribuir a los objetivos comerciales de la empresa.
Responsabilidades principales
- definir y actualizar el plan de marketing;
- coordinar campañas de captación;
- gestionar el presupuesto del área;
- analizar resultados y proponer ajustes;
- coordinar proveedores y equipo;
- colaborar con Ventas para mejorar la generación de oportunidades.
Autonomía
Puede decidir campañas, proveedores y distribución del presupuesto dentro del marco anual aprobado.
Debe escalar inversiones extraordinarias, cambios estratégicos y decisiones con impacto significativo sobre otras áreas.
Relaciones principales
Dirección, Ventas, equipo de contenidos, proveedores y partners.
Competencias
Planificación, análisis, toma de decisiones, colaboración y orientación al cliente.
Indicadores
Leads cualificados, coste de captación, contribución al pipeline, rendimiento de campañas y cumplimiento del presupuesto.
No necesitas que el ejemplo sea mucho más largo.
La función de la descripción es aportar claridad.
Plantilla para hacer una descripción de puestos de trabajo
Para facilitarte el trabajo, he preparado una plantilla profesional de descripción de puestos de trabajo en Excel.
Incluye mucho más que una ficha básica:
- identificación del puesto;
- propósito;
- responsabilidad global;
- responsabilidades principales;
- resultados esperados;
- decisiones asociadas;
- nivel de autonomía;
- relaciones y dependencias;
- indicadores;
- competencias;
- comportamientos observables;
- contexto y validación.
Además, incorpora desplegables, campos editables y un indicador de completitud para comprobar cuánto tienes avanzado.
Descarga la plantilla profesional en Excel
Puedes utilizarla para un único puesto o como base para ordenar progresivamente toda la estructura de roles de tu empresa.
Una descripción sencilla debería responder, al menos, a estas preguntas:
| Campo | Pregunta que debes responder |
|---|---|
| Nombre del puesto | ¿Cómo identificamos el rol? |
| Propósito | ¿Para qué existe? |
| Responsabilidades | ¿De qué debe hacerse cargo? |
| Funciones | ¿Qué actividades principales realiza? |
| Autonomía | ¿Qué puede decidir? |
| Relaciones | ¿Con quién necesita coordinarse? |
| Competencias | ¿Qué comportamientos necesita? |
| Indicadores | ¿Cómo sabemos que aporta valor? |
| Contexto | ¿Qué condiciones influyen en su desempeño? |
Cómo saber si has hecho bien la descripción del puesto
Antes de darla por terminada, utiliza esta pequeña checklist:
- ¿Se entiende en pocas líneas para qué existe el puesto?
- ¿Has diferenciado responsabilidades y tareas?
- ¿Está claro qué puede decidir la persona?
- ¿Se entienden las principales dependencias con otros roles?
- ¿Las competencias se pueden reconocer mediante comportamientos?
- ¿Está claro qué resultados indican un buen desempeño?
- ¿La persona que desempeña el rol se reconoce en la descripción?
- ¿La empresa está proporcionando las condiciones necesarias para exigir todo lo anterior?
Si varias respuestas son “no”, seguiría trabajando la ficha.
No porque necesites hacerla más larga.
Porque necesitas hacerla más clara.
Cómo entiende Talentocentrismo la descripción de puestos de trabajo
Desde Talentocentrismo, una descripción de puesto también forma parte del contexto que crea la empresa para que el talento pueda aparecer.
Por eso, cuando defino un rol, miro tres elementos.
Persona
¿Qué capacidades y competencias necesita alguien que ocupe este puesto?
Comportamiento
¿Qué necesita hacer realmente para generar valor?
Empresa
¿Qué responsabilidades, autonomía, recursos y condiciones debe poner la organización a su disposición?
Estas tres preguntas ayudan a evitar una situación bastante frecuente: pedir a una persona un comportamiento que el propio diseño de la empresa dificulta.
No sirve pedir iniciativa si todo necesita aprobación.
No sirve pedir colaboración si las responsabilidades se pisan continuamente.
No sirve exigir resultados si la persona no tiene acceso a los recursos necesarios para conseguirlos.
La descripción de puestos obliga a ordenar esas cuestiones.
Y ahí deja de ser un documento administrativo para convertirse en una herramienta de diseño organizativo y gestión del talento.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una descripción de puestos de trabajo
¿Cómo hacer una descripción de puestos de trabajo?
Empieza analizando el trabajo real, define para qué existe el puesto, concreta sus responsabilidades, aclara qué decisiones puede tomar, identifica sus relaciones, define competencias y comportamientos y establece cómo se medirá su aportación. Finalmente, valida la descripción con las personas que conocen el rol.
¿Quién debe hacer la descripción de un puesto?
Recursos Humanos puede coordinar el proceso, pero debería participar el manager y, siempre que sea posible, la persona que desempeña el puesto. Cada una aporta una perspectiva diferente sobre lo que el rol necesita y sobre cómo funciona realmente.
¿Cuántas funciones debe incluir una descripción de puesto?
No existe un número obligatorio. Es preferible recoger las funciones principales y evitar listas interminables de tareas. Como referencia, unas cinco a ocho responsabilidades principales suelen permitir describir el núcleo del puesto con suficiente claridad.
¿Cada cuánto debe actualizarse una descripción de puesto?
Conviene revisarla cuando cambien de forma significativa las responsabilidades, el nivel de autonomía, los procesos, la estructura, la tecnología o los objetivos asociados al puesto. También puede establecerse una revisión periódica para evitar que el documento quede obsoleto.
¿Cómo hacer una descripción de puestos por competencias?
Además de propósito, responsabilidades y autonomía, identifica qué competencias necesita el rol, tradúcelas en comportamientos observables y establece el nivel esperado para ese puesto. Así podrás utilizar después la descripción para selección, feedback, evaluación y desarrollo.
Una buena descripción empieza por aclarar qué necesita realmente el puesto
Hacer una descripción de puestos de trabajo útil no requiere escribir muchas páginas.
Requiere hacer buenas preguntas.
Para qué existe el rol.
De qué debe hacerse cargo.
Qué puede decidir.
Qué necesita de otras personas.
Qué comportamientos generan valor.
Y qué condiciones debe crear la empresa para que todo eso pueda ocurrir.
Cuando consigues responder bien a esas preguntas, la descripción empieza a ordenar muchas conversaciones que después suelen resultar difíciles: selección, responsabilidad, autonomía, feedback, desempeño y desarrollo.
Descarga la plantilla Excel
Utilízala como base para crear y ordenar las descripciones de puestos de tu empresa.
Si esta guía te ha ayudado a mirar tus puestos con más claridad, compártela; puede ayudar a otra persona a entender que definir bien un rol no consiste en enumerar tareas, sino en aclarar responsabilidad, comportamiento y contexto.
Si te interesa este tema, en mi newsletter sigo compartiendo claves prácticas sobre Talentocentrismo, comportamiento y gestión del talento dentro de las organizaciones.
Y si quieres profundizar en esta metodología, puedes encontrar mi libro Talentocentrismo: metodología para hacer crecer a las personas y al negocio poniendo el talento en el centro.
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