Hacer un diccionario de competencias laborales consiste en identificar qué competencias necesita realmente una empresa, definir qué significa cada una dentro de su realidad y traducirlas en comportamientos observables y niveles de dominio que puedan utilizarse de forma consistente.
Bien construido, el diccionario te ayuda a ordenar el lenguaje de talento de la organización. Managers, Recursos Humanos y profesionales pueden entender qué se espera de cada rol, qué comportamientos aportan valor y qué necesita desarrollar una persona para avanzar.
En este artículo quiero enseñarte cómo crear un diccionario de competencias laborales paso a paso, desde las necesidades del negocio hasta la definición de competencias, niveles, conductas, validación y aplicación. Al final del artículo tienes una plantilla en Excel para descargar y crear el tuyo. Si antes quieres revisar la base, aquí explico qué es un diccionario de competencias y para qué sirve.
Qué necesitas antes de crear un diccionario de competencias laborales
Yo no empezaría buscando una lista de competencias en internet.
Empezaría mirando la empresa.
Porque conceptos como liderazgo, autonomía, comunicación o responsabilidad pueden aparecer en muchos diccionarios de competencias profesionales, pero necesitan significar algo concreto dentro de tu organización.
Antes de elegirlas, revisa cuatro elementos:
- la estrategia y los objetivos de negocio;
- la cultura que quieres desarrollar;
- las responsabilidades y necesidades de los puestos;
- los retos que previsiblemente tendrá la empresa en los próximos años.
La pregunta que debe guiarte es:
¿Qué necesita hacer bien nuestra gente para que este negocio funcione y evolucione como necesitamos?
A partir de ahí puedes empezar a construir.
Cómo crear un diccionario de competencias laborales paso a paso
1. Parte de las necesidades del negocio
Una competencia tiene sentido cuando está conectada con algo que la organización necesita.
Imagina una empresa que quiere crecer mediante equipos con mayor capacidad para decidir sin depender continuamente de dirección.
Probablemente aparecerán competencias relacionadas con autonomía, responsabilidad o toma de decisiones.
Si la prioridad es mejorar la experiencia del cliente, puede que necesites trabajar orientación al cliente, escucha, resolución de problemas o coordinación.
No empieces por la palabra.
Empieza por la necesidad.
Puedes preguntarte:
- ¿Qué queremos conseguir?
- ¿Qué comportamientos necesitamos para lograrlo?
- ¿Qué comportamientos están dificultándolo ahora?
- ¿Qué capacidades serán especialmente importantes en el futuro?
Así el modelo de competencias empieza conectado con el negocio.
2. Analiza puestos y familias profesionales
El siguiente paso es entender dónde necesita aparecer cada competencia.
No todos los puestos requieren lo mismo.
Y tampoco necesitan el mismo nivel.
Puedes organizar los roles por familias:
- dirección;
- managers;
- comercial;
- operaciones;
- personas;
- soporte;
- perfiles técnicos.
Esto permite encontrar necesidades comunes sin construir un diccionario completamente diferente para cada puesto.
También ayuda a distinguir entre competencias que deben aparecer en toda la empresa y otras ligadas a determinadas funciones.
Aquí es importante trabajar sobre responsabilidades reales, no únicamente sobre títulos de puesto.
Un mismo nombre puede esconder funciones muy diferentes según la organización.
3. Identifica las competencias realmente relevantes
Ahora sí puedes empezar a seleccionar competencias.
Yo suelo distinguir tres grupos.
Competencias corporativas
Son comportamientos que la empresa considera importantes de forma transversal.
Por ejemplo:
- responsabilidad;
- colaboración;
- orientación al cliente;
- aprendizaje;
- adaptación.
Competencias específicas
Dependen del tipo de trabajo.
Por ejemplo, un perfil comercial puede necesitar negociación, mientras que un puesto técnico puede requerir análisis o resolución de problemas.
Competencias de liderazgo
Aplican a personas que tienen responsabilidad sobre otras o que generan contexto para equipos.
Por ejemplo:
- toma de decisiones;
- feedback;
- delegación;
- desarrollo de personas;
- claridad organizativa.
No necesitas llenar el diccionario.
Necesitas que cada competencia tenga una razón para estar ahí.
Un diccionario enorme suele acabar lleno de conceptos que se solapan y que después resultan difíciles de utilizar.
4. Define qué significa cada competencia en tu empresa
Una competencia necesita una definición compartida.
Por ejemplo:
Competencia: autonomía
Una definición demasiado abierta sería:
Capacidad para trabajar de forma independiente.
Dice poco.
Podrías concretarla así:
Capacidad para tomar decisiones dentro del propio ámbito de responsabilidad utilizando los criterios establecidos, anticipando riesgos y solicitando apoyo cuando una situación supera el margen de actuación.
Ahora empezamos a saber qué estamos buscando.
Y también qué no.
Haz este ejercicio con cada competencia.
Pregúntate:
¿Una persona que no ha participado en la creación del diccionario entendería claramente qué significa esta competencia?
Si necesita interpretarla, todavía puedes concretar más.
5. Convierte cada competencia en comportamientos observables
Aquí es donde el diccionario empieza a convertirse realmente en una herramienta de gestión.
Una competencia debe poder verse.
Sigamos con autonomía.
Podríamos identificar estos comportamientos observables:
- toma decisiones dentro de su ámbito de responsabilidad;
- busca la información necesaria antes de decidir;
- avanza sin esperar instrucciones en situaciones conocidas;
- anticipa riesgos;
- comunica decisiones que afectan a otras personas;
- pide apoyo cuando la situación supera su responsabilidad.
Ahora un manager puede observar.
Puede dar feedback.
Y puede explicar con más precisión qué necesita desarrollar una persona.
Lo mismo ocurre con colaboración.
“Trabaja bien en equipo” aporta poca información.
Es mucho más útil describir conductas como:
- comparte información relevante;
- coordina las dependencias con otras áreas;
- cumple los acuerdos adquiridos;
- comunica bloqueos;
- incorpora otras perspectivas antes de decidir.
Este lenguaje también resulta especialmente útil cuando después quieres hacer una evaluación del desempeño basada en evidencias y no en impresiones.
6. Define los niveles de dominio de cada competencia
Una competencia puede aparecer con distintos grados de desarrollo.
Por eso conviene establecer niveles de competencia o niveles de dominio.
Puedes utilizar cuatro, por ejemplo:
| Nivel | Qué significa |
| Inicial | Muestra el comportamiento con acompañamiento |
| Adecuado | Lo aplica de forma autónoma en situaciones habituales |
| Avanzado | Lo mantiene también ante situaciones complejas |
| Referente | Lo aplica con consistencia y ayuda a otras personas a desarrollarlo |
Lo importante no es cómo llamas a cada nivel, sino, explicar qué comportamiento cambia.
Evita escalas como:
“bajo, medio, alto”.
O:
“bueno, muy bueno, excelente”.
Cada persona puede interpretarlas de forma distinta.
Un nivel debe ayudarte a responder:
¿Qué hace diferente alguien que está en un nivel 3 respecto a alguien que está en un nivel 2?
7. Asigna las competencias y niveles necesarios a cada puesto
Una vez construido el diccionario general, necesitas llevarlo a los roles.
El esquema es:
puesto → competencia → nivel esperado.
Por ejemplo:
|
Esto ayuda a evitar una situación muy habitual: esperar de todo el mundo exactamente lo mismo.
La autonomía que necesitas en una persona que acaba de incorporarse puede ser diferente de la que esperas de alguien que lleva años desempeñando una función compleja.
El diccionario crea el lenguaje común.
El puesto establece la expectativa concreta.
8. Valida el diccionario con personas que conocen el trabajo
No construiría el diccionario de competencias laborales únicamente desde Recursos Humanos.
Necesitas incorporar a personas que conocen cómo se trabaja realmente.
Puedes involucrar:
- dirección;
- managers;
- profesionales expertos;
- personas que ocupan los propios puestos;
- Recursos Humanos.
No necesitan participar todos en todo.
Pero sí necesitas contrastar.
Puedes hacerlo mediante entrevistas, talleres o revisión de situaciones reales.
Una pregunta muy útil es:
¿Qué diferencia a una persona que desempeña muy bien este puesto de otra que cumple, pero todavía necesita desarrollarse?
Después baja la respuesta a comportamiento.
Si te dicen:
“Tiene mucha capacidad resolutiva.”
Pregunta:
“¿Qué hace exactamente cuando aparece un problema?”
Ahí suelen aparecer los indicadores que necesitas.
9. Comprueba si el diccionario puede utilizarse de verdad
Antes de darlo por terminado, llévalo a situaciones reales.
Pregúntate:
¿Podría utilizarlo mañana un manager para dar feedback?
¿Serviría para explicar a una persona qué necesita desarrollar?
¿Ayudaría en una entrevista de selección?
¿Permitiría evaluar comportamientos?
¿Ayudaría a decidir si alguien está preparado para asumir una responsabilidad diferente?
Si necesitas demasiadas explicaciones adicionales, probablemente algunas competencias siguen siendo demasiado abstractas.
Un buen diccionario debería poder utilizarse en:
- selección;
- onboarding;
- evaluación;
- desarrollo;
- promoción;
- movilidad interna;
- conversaciones de talento.
Aquí conecta directamente con la evaluación del desempeño por competencias: el diccionario define qué quieres observar y la evaluación permite analizar cómo está apareciendo ese comportamiento.
10. Revísalo cuando la organización cambie
El diccionario no debería convertirse en un documento que creaste hace cinco años y nadie ha vuelto a tocar.
Las organizaciones cambian.
Cambian sus puestos.
La tecnología.
Los clientes.
Las prioridades.
Las responsabilidades.
También puede cambiar el tipo de comportamiento que necesita el negocio.
Por eso conviene revisar periódicamente:
- qué competencias siguen siendo relevantes;
- cuáles han perdido sentido;
- cuáles necesitan redefinirse;
- qué nuevos comportamientos están apareciendo;
- si los niveles siguen ajustándose a los puestos actuales.
No necesitas rehacer todo constantemente.
Necesitas mantenerlo conectado con la realidad.
Ejemplo de competencia dentro de un diccionario de competencias laborales
Veamos cómo podría quedar una ficha completa.
Competencia: responsabilidad
Definición
Capacidad para asumir los compromisos propios del rol, anticipar dificultades y responder por el impacto del trabajo realizado.
Comportamientos observables
- cumple los acuerdos adquiridos;
- comunica riesgos antes de que generen un problema;
- anticipa bloqueos;
- asume las consecuencias de sus decisiones;
- pide ayuda cuando corresponde;
- evita trasladar responsabilidades propias a otras personas.
Niveles
Nivel 1 – Inicial
Cumple tareas cuando recibe instrucciones y necesita seguimiento frecuente.
Nivel 2 – Adecuado
Gestiona de forma autónoma sus compromisos habituales y comunica posibles bloqueos.
Nivel 3 – Avanzado
Anticipa riesgos, toma decisiones dentro de su margen y responde por el resultado.
Nivel 4 – Referente
Además de sostener su propia responsabilidad, ayuda a que otras personas clarifiquen y asuman la suya.
Ahora ya puedes utilizar esa competencia.
En selección.
En feedback.
En evaluación.
En desarrollo.
Y las personas pueden entender exactamente de qué estás hablando.
Plantilla para crear tu diccionario de competencias laborales
Una ficha sencilla puede contener estos campos:
Descarga la plantilla de diccionario de competencias laborales en Excel y utilízala para definir competencias, comportamientos observables, niveles de dominio y puestos de tu organización.
Descargar plantilla en Excel gratis
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No necesitas empezar con una herramienta compleja.
Puedes construir primero el modelo.
Validarlo.
Utilizarlo.
Y después decidir cómo incorporarlo a vuestros sistemas de Recursos Humanos.
De una palabra genérica a una competencia que puedas utilizar
Esta diferencia resume bastante bien el trabajo que necesitas hacer:
|
El salto está en pasar de una palabra que admite muchas interpretaciones a un comportamiento que las personas pueden reconocer.
Errores al crear un diccionario de competencias laborales
Uno de los más frecuentes es copiar un modelo de otra empresa.
Puede darte ideas.
Pero esa empresa tiene otra estrategia, otra cultura, otros puestos y otro momento.
También evitaría:
- seleccionar competencias únicamente porque “suenan bien”;
- incluir demasiadas;
- utilizar conceptos que significan prácticamente lo mismo;
- escribir definiciones abstractas;
- mezclar valores y competencias sin aclarar su función;
- no establecer niveles de dominio;
- asignar el mismo nivel a todos los puestos;
- construirlo solo desde RRHH;
- no probarlo con situaciones reales;
- implantarlo sin explicar cómo debe utilizarse.
Un diccionario copiado puede contener competencias perfectamente razonables y seguir siendo inútil para tu organización.
Cómo crear un diccionario de competencias desde Talentocentrismo
Desde Talentocentrismo, yo utilizaría tres filtros para decidir si una competencia está bien construida.
Negocio
¿Qué valor necesitamos que genere?
La competencia necesita tener conexión con algo que la organización quiere conseguir.
Comportamiento
¿Cómo puedo reconocerla cuando una persona está trabajando?
Si no puedes observarla, será difícil evaluarla, desarrollarla o dar feedback sobre ella.
Contexto
¿La organización está creando condiciones para que ese comportamiento pueda aparecer?
Este último punto me parece especialmente importante.
Imagina que incluyes autonomía como una competencia fundamental.
Después analizas cómo funciona la empresa y descubres que casi todas las decisiones necesitan aprobación del manager.
Tu diccionario está pidiendo un comportamiento que el propio sistema dificulta.
Ahí hay información.
Desde Talentocentrismo, el talento aparece en la relación entre persona, comportamiento y contexto.
Por eso un diccionario de competencias también puede ayudarte a detectar incoherencias organizativas.
Si quieres profundizar en esta mirada, puedes leer qué es el Talentocentrismo.
Preguntas frecuentes sobre diccionarios de competencias laborales
¿Qué es un diccionario de competencias laborales?
Un diccionario de competencias laborales es una herramienta que recoge las competencias relevantes para una organización y define qué significan, qué comportamientos permiten observarlas y qué niveles de dominio pueden establecerse. En mi guía sobre qué es un diccionario de competencias tienes explicado el concepto con más detalle.
¿Cómo hacer un diccionario de competencias laborales?
Empieza analizando las necesidades del negocio y de los puestos, selecciona las competencias relevantes, define cada una, tradúcela en comportamientos observables, crea niveles de dominio, asígnalos a los puestos y valida el modelo con personas que conozcan el trabajo.
¿Qué debe contener un diccionario de competencias?
Como mínimo, nombre de la competencia, definición, comportamientos observables y niveles de dominio. También puede incluir puestos asociados, nivel esperado y relación con las necesidades del negocio.
¿Cuántas competencias debería incluir?
No existe un número válido para todas las organizaciones. Incluye únicamente aquellas que puedas diferenciar claramente y que tengan utilidad real para selección, evaluación o desarrollo. Un modelo demasiado amplio suele perder capacidad de aplicación.
¿Cómo definir los niveles de competencia?
Cada nivel debe describir un cambio observable en la forma de actuar. Puedes utilizar variables como autonomía, complejidad de las situaciones, consistencia del comportamiento o capacidad para ayudar a otros a desarrollar esa competencia.
¿Quién debe participar en la creación del diccionario?
Recursos Humanos puede coordinarlo, pero conviene implicar a managers, profesionales expertos y dirección para asegurar que las competencias reflejan las necesidades reales del trabajo y del negocio.
¿Qué diferencia hay entre mapa y diccionario de competencias?
El diccionario define qué competencias existen y cómo se reconocen. El mapa de competencias relaciona esas competencias y sus niveles con los puestos, áreas o personas de la organización.
¿Puedo utilizar un diccionario de competencias ya creado?
Puedes utilizar modelos externos como referencia. Antes de implantarlos, adapta las competencias, definiciones, conductas y niveles a tu estrategia, cultura, puestos y forma real de trabajar.
Un diccionario útil empieza en el negocio y termina en el comportamiento
Crear un diccionario de competencias laborales implica algo más que elegir palabras que describan cómo te gustaría que trabajara la gente.
Necesitas conectar negocio, puestos y comportamiento.
Definir qué necesitas.
Traducirlo a conductas concretas.
Aclarar distintos niveles.
Y comprobar que la propia organización permite que esos comportamientos aparezcan.
Cuando haces ese trabajo, el diccionario deja de ser un documento de Recursos Humanos y empieza a convertirse en un lenguaje compartido para gestionar talento con más criterio.
Si esta guía te ha ayudado a entender cómo crear un diccionario de competencias laborales, compártela, puede ayudar a otra persona a pasar de una lista genérica de competencias a un modelo que explique qué comportamientos necesita realmente su organización.
¿Quieres empezar a construir el tuyo? Descarga la plantilla de diccionario de competencias laborales en Excel y adáptala a tu organización.
Y si quieres profundizar en esta metodología, puedes encontrar mi libro Talentocentrismo: metodología para hacer crecer a las personas y al negocio poniendo el talento en el
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